Il mio lavoro di project execution manager è anche quello di coordinare il team di progetto, assicurandomi che ciascuno dia il massimo, a beneficio di tutti.
Quando mi inserisco all’interno di un progetto, mi interfaccio con un gruppo di lavoro che in certi casi è preesistente, ma altre volte va creato ad hoc. Dopo qualche settimana o mese, quel gruppo deve diventare un team di progetto unito, motivato e capace di raggiungere le performance auspicate (o, ancora meglio, superarle). Questo è uno dei compiti più significativi, e al tempo stesso sfidanti, del mio lavoro di project execution manager.
Perché è così importante che il team di progetto “funzioni”
Quando mi viene assegnato l’incarico di project execution manager, spesso non sono io a decidere la configurazione del team di progetto. Nella maggior parte dei casi, anzi, io sono il “nuovo arrivato” che deve inserirsi nelle dinamiche esistenti, senza comprometterne gli equilibri professionali e umani.
Instaurare un rapporto di fiducia con ogni singolo membro del team non è semplicemente una questione di attenzione e sensibilità: è una componente fondamentale della mia professione.
Lo spirito del team, infatti, ormai è determinante in qualsiasi progetto, di piccole o grandi dimensioni. Quando c’è una piena condivisione di azioni, informazioni e prospettive, ogni singolo membro riesce a migliorare costantemente le proprie performance personali e, così facendo, contribuisce ai risultati di tutti.
È evidente che un team di progetto efficace non si crea per caso, ma va guidato:
- Il primo passo è quello di creare una collaborazione creativa, che permetta a tutti di esprimere la propria visione del progetto.
- Una volta definiti gli obiettivi del progetto e le tappe principali, bisogna ripetere a intervalli regolari le “regole” definite insieme. Così, tutti i componenti possono iniziare a remare insieme, come una squadra di vogatori professionisti.
- È poi necessario comunicare chiaramente e frequentemente la visione del progetto sottolineandone gli obiettivi (perché?) i target prefissati (cosa?) e la direzione condivisa per raggiungerli (come?).
Il contributo del project execution manager, in 5 step
Quando vengo coinvolto come project execution manager e devo coordinare un nuovo gruppo di persone, mi concentro su alcuni aspetti e aree di influenza che, alla chiusura del lavoro, rappresentano il valore aggiunto che riesco a trasferire:
- Genero un senso di appartenenza: all’inizio del lavoro provvedo a dare un nome al progetto, creare un logo, realizzare piccoli gadget o capi di vestiario. Tutti questi aspetti potrebbero sembrare marginali, ma in realtà sono molto efficaci per la comunicazione interna e vengono sempre apprezzati.
- Far conoscere l’intero progetto: anche se il suo contributo personale si focalizza su un singolo aspetto del progetto, ogni membro del team deve essere in linea con l’obiettivo generale. Calibrare correttamente le riunioni, per questo, è fondamentale. Di solito discuto con i singoli le attività che devono svolgere e poi, a intervalli regolari, organizzo riunioni di gruppo in cui tutti vengono a conoscenza degli avanzamenti complessivi.
- Responsabilizzare con la delega: se non si ricorre correttamente alla delega, è letteralmente impossibile portare a termine i progetti complessi. La delega, però, richiede alcuni presupposti ben precisi. Una volta chiarite e condivise le linee guida, ogni membro del team di progetto deve avere un ruolo ben definito (coerente con le sue capacità tecniche) e le risorse necessarie per svolgere al meglio i suoi compiti.
- Creare stima reciproca: forse è il passaggio che richiede più dedizione ed energia, ma è anche quello che lascia ricordi indelebili ai vari componenti del team. Ma come si fa a creare fiducia? Comunicando in modo chiaro e onesto, rispettando i punti di vista di ciascuno (senza mai deviare dall’obiettivo comune) e mantenendo la parola data.
- Apprezzare il lavoro svolto: per risollevare il morale del team di progetto, anche di fronte alle difficoltà, a volte basta scambiarsi a quattr’occhi qualche sincera parola di stima per l’impegno profuso. Soprattutto quando i progetti sono molto vasti, cerco sempre di organizzare momenti collegiali in cui celebrare i traguardi più importanti raggiunti insieme.
Queste best practices sono il risultato della mia esperienza sul campo con progetti di varia complessità, nel settore energetico e non solo. Proprio il confronto reale con le persone è stato la molla che, dopo anni di formazione accademica e manageriale sulle hard skills, mi ha convinto a dedicare molte energie al perfezionamento delle soft skills, che sono il completamento ideale del profilo del project execution manager.
Nella tua azienda stai facendo i conti con la necessità di gestire in modo più efficace un team di progetto? Se vuoi condividere con me la tua esperienza, contattami per fissare un incontro conoscitivo.