Per raccontare il valore dell’execution management ho intervistato imprenditori, mentori di start-up e business designer. Ora è il momento di confrontarmi con chi ha messo il project managment al centro della propria vita professionale, tanto nelle vesti di formatore, tanto nelle vesti di consulente che introduce nuovi sistemi e software all’interno delle aziende. Dopo una densa discussione su principi, obiettivi e strumenti del project management (la trovi nella mia pagina Linkedin), ecco l’execution vista con gli occhi di Maurizio Ciraolo, Horsa PLAN Division Manager.
Quali sono le caratteristiche principali della fase di execution? Quali sono le attività da svolgere?
Secondo me il progetto parte con il piede giusto se si basa su un buon planning, nella consapevolezza del fatto che qualche dettaglio andrà inevitabilmente modificato in corso d’opera.
L’execution inoltre non può prescindere dalla fase di controllo: devo svolgere in prima persona delle attività – o assegnarle agli altri – e devo controllare che mi stiano portando effettivamente verso gli obiettivi che mi ero posto.
Detto questo, la fase operativa di execution consiste nel battere un po’ i tempi. Il che significa dare indicazioni chiare su cosa deve essere operativamente fatto in quel momento, ingaggiando le persone e spiegando il motivo di determinate tempistiche o determinati vincoli, e controllare costantemente che questi compiti vengano svolti.
A volte i teorici di project management tendono a trascurare questa fase. Non perché non sia importante (anzi, sicuramente è la più importante!) ma perché, da un punto di vista di gestione del progetto, si ha la tendenza mentale a dire: “Beh, dopo basta farlo, no?” In realtà, il “basta farlo” è la parte più difficile.
Non è facile descrivere l’execution perché ogni progetto ha le sue caratteristiche ed è necessaria anche una forte competenza sul contesto in cui si sta lavorando. La costruzione di un impianto è ben diversa dallo sviluppo di un software, per esempio.
Spesso i teorici relegano l’execution a un mero: “Tu segui le figure operative, le controlli e al massimo correggi, e vedrai che fino in fondo ci arrivi perché hai fatto molto bene la fase di planning e stai facendo monitoring e controlling”. Per me invece corrisponde alla capacità di gestire un gruppo di persone, tenerlo coeso, entrare nel merito di tante cose e realizzarle.
Che cosa differenzia il project execution manager dal project manager? Per come la immagino io, c’è il generale che studia il piano di battaglia ma poi ci deve essere il capitano che porta la squadra sul campo. Il generale magari controlla, ma poi è il capitano a guidare la squadra, possibilmente fino alla vittoria. Il generale spesso non se ne può occupare, perché magari porta avanti quattro battaglie in contemporanea.
Quali sono le lacune più comuni nel modo in cui viene affrontato un progetto? Viceversa, quali sono i benefici portati da un project manager?
Gli errori fondamentali sono quelli che abbiamo già citato prima:
- confondere le idee con i progetti;
- non misurarsi con le effettive capacità da parte dell’azienda di portarli in fondo.
Io suggerisco sempre di affrontare il tema da tre punti di vista:
- Un po’ di formazione metodologica che consente di pianificare in anticipo, riflettere bene su quello che si deve fare, fissare gli obiettivi ecc.
- Dotarsi di un processo, che non deve essere una montagna di carta che poi resta in un cassetto e non viene letta da nessuno, ma una serie di regole che aiutano a governare meglio tutti i progetti. Banalmente: chi è il responsabile? Quando si può dire che il progetto è ufficialmente partito? Che responsabilità ha il project manager? Deve governare i tempi? Ha la responsabilità anche sui costi? Chi si impegna a ingaggiare le risorse?
- Dotarsi di strumenti che possono facilitare la vita. Dal punto di vista teorico queste due cose infatti si potrebbero anche fare con carta e penna, ma oggi è richiesta una rapidità di decisioni e di dati che rende indispensabile appoggiarsi a strumenti di gestione “smart”.
Che caratteristiche hanno questi software? Quali sono i vantaggi e le difficoltà che si incontrano nel loro uso?
Il vantaggio, ovviamente se si sceglie il software opportuno, è quello di avere un ambiente unico dove inserire – e poi estrarre – le informazioni vitali per le decisioni del project manager: i tempi, i costi, le persone ingaggiate, i documenti di progetto.
L’errore più comune è quello di “innamorarsi” di una a certa grafica o delle “presentazioni” del software. In realtà, software di questo tipo – che dovrebbero accompagnare l’azienda quantomeno per qualche anno – andrebbero scelti con un minimo di rigore, magari chiedendo suggerimenti a chi già ne conosce più di uno. Ripeto, senza farsi prendere dagli entusiasmi del momento e senza farsi abbagliare da quanto bello è il software e da quanti pulsanti ha, quando poi magari l’azienda non se ne fa niente. Ogni azienda deve scegliere il software che fa esattamente quello che le serve.
L’altra illusione che spesso mi trovo a combattere è quella di poter adottare software a basso (o bassissimo) costo perché si è convinti di dover gestire poche informazioni. Purtroppo il vero costo non è quasi mai legato alle licenze ma è rappresentato dal tempo che si impiega per mettere a regime il software e dall’eventuale necessità di cambiarlo dopo poco tempo, perché gli utenti non sono soddisfatti o non si raggiunge l’obiettivo desiderato. Tante aziende privilegiano un software perché la licenza costa la metà rispetto a quella di un altro, salvo poi spendere dieci volte tanto perché si trovano a rifare il progetto tre volte per trovare il software corretto.
Tu hai sviluppato un software per la gestione di progetti, giusto?
È parzialmente corretto, nel senso che in passato ho partecipato allo sviluppo di software di questo tipo ma, per scelta, non ne sviluppo più. Da qualche anno ho deciso di utilizzare software sviluppati da vendor specializzati, produttori che danno garanzie di continuità e affidabilità. Anche perché – e questa è una scoperta che ho fatto negli anni – quello di sviluppare software è un mestiere che richiede competenze specifiche, diverse da quelle di chi poi dovrà far utilizzare il software in azienda. Io mi sono concentrato su questo secondo filone: cerco di far utilizzare i sistemi al meglio delle loro possibilità, adattandoli alle esigenze dell’azienda.
Lavoriamo con software molto diversi tra loro, tra cui cito Clarizen, Wrike, Oracle Primavera, Microsoft Project, Project Objects, CostOS … ma lista è in continua evoluzione!
Le 5 lezioni di execution che possiamo imparare da Maurizio Ciraolo
- Definire l’obiettivo da raggiungere. Un’idea può prendere forma e diventare un progetto fruttuoso solo se si fissano degli obiettivi chiari, accompagnati da date e “paletti” che scandiscono il loro iter di sviluppo. Tracciare un percorso strutturato permette di vedere chiaramente il traguardo.
- Allineare tutte le persone coinvolte. Che si tratti del team di lavoro, dei partner, degli investitori o dei fornitori, le persone sono il cuore di ogni progetto. Ecco perché è essenziale che tutte siano sempre consapevoli del proprio margine di intervento e del proprio valore per l’organizzazione nel suo insieme. Solo così si evitano fraintendimenti che rischiano di compromettere l’esito del progetto.
- Saper ragionare a capacità finita. Qualsiasi progetto comporta dei costi. Bisogna quantificarli fin dal momento zero, per valutare se l’azienda sia in grado di sostenerli e quante risorse sia opportuno stanziare per lo sviluppo.
- Osservazione ed empatia. Guardare il progetto “da fuori”, con sguardo lucido e obiettivo, è il punto di partenza per assumere piena consapevolezza tanto delle sue potenzialità quanto delle sue criticità. Ciò non significa perdere di vista l’elemento umano, che è altrettanto importante. Comunicando in modo empatico con l’intero team si costruisce una solida base relazionale, che va a tutto vantaggio della comprensione reciproca e dell’efficacia.
- Le skill necessarie per portare a termine un progetto. Per gestire al meglio lo sviluppo del progetto bisogna innanzitutto avere una solida base metodologica che consente di pianificare in anticipo azioni, obiettivi e scadenze. Si passa poi a individuare le figure chiave, le tempistiche di sviluppo, i costi e gli attori coinvolti. Infine, bisogna saper essere digital e smart, in ogni senso: le soluzioni digitali, se approcciate in modo intelligente, permettono di fare grandi passi avanti in termini di semplicità, efficienza e comunicazione.
Ecco, questi sono alcuni degli aspetti determinanti per la realizzazione di un progetto. Se hai bisogno di supporto per la realizzazione della tua idea, devi solo scriverci.